Sistema de Organización con Asana para Equipos de Trabajo
Configura de forma rápida e intuitiva un sistema de colaboración en la nube que te permita organizarte con efectividad, dar seguimiento, colaborar y actualizar en todo momento, desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, el avance de tus tareas y de tu equipo, saber quien esta haciendo qué y en que estatus se encuentra.
Usar la Plataforma de Colaboración Asana no debiera ser difícil, pero poner a tu Equipo en marcha requiere de una planificación cuidadosa, paciencia y perseverancia.
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FASE 1. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

1.1. INVOLUCRADOS Y ROLES.

Ejecutar un proyecto generalmente significa involucrar a los colaboradores en su ejecución. En tu plan, describe qué miembros del equipo formarán parte del proyecto y cuál será el papel de cada persona. Esto te ayudará a decidir quién es el responsable de cada tarea y le permitirá a las partes interesadas saber cómo espera que participen.

 

El uso del siguiente modelo de involucrados y roles, ayudará a determinar quién está impulsando el proyecto, quién aprobará las decisiones, quiénes contribuirán al proyecto y quiénes deben permanecer informados a medida que el proyecto avance.

  • Líder del Equipo. Es la persona encargada de cumplir el Objetivo, contribuyendo con la organización y documentación, trabajando en Equipo y creando las condiciones necesarias para lograr el objetivo, sin tomar partido y alcanzar un consenso en los desacuerdos preexistentes o que surjan en el transcurso de la Implementación o Ejecución.

  • Contribuidores. Son los expertos en la ejecución de las actividades y es a quien el Líder consultará continuamente para cumplir la meta del proyecto.

  • Aprobadores. Es una o más personas que tienen la autoridad de aprobar cualquier cambio o decisión a ser tomada durante el proyecto. Su responsabilidad es asistir, colaborar y aprobar la organización, políticas y procedimientos documentados de todas las sesiones de trabajo agendadas donde este convocada, hasta que se acuerde al 100%.

  • Interesados. Son personas que estén o no involucradas activamente en el proceso, serán informadas del avance y desempeño de la implementación. Su responsabilidad es asistir y colaborar en todas las sesiones de trabajo agendadas donde estén convocados.

1.2. PLAN DE COMUNICACIÓN.

Tener un plan de comunicación es esencial para asegurarse de que todos entiendan lo que está sucediendo, cómo avanza el proyecto y qué está sucediendo, y en caso de que surja un obstáculo, se tendrá un sistema de comunicación claro, por lo tanto, tenga en cuenta las siguientes preguntas:

¿Cómo vas a gestionar las actualizaciones de estado y avance?

¿Hay políticas al respecto?

¿Dónde los compartirás?

¿Cuántas reuniones relacionadas con proyectos necesita tener?

¿Qué herramienta utilizará para administrar el proyecto y comunicar el progreso y las actualizaciones?

1.3. OBJETIVO.

Define el objetivo lo más específico y concreto posible.

Utiliza la técnica SMART para un Objetivo:

Specific (Específico) - Define tu Objetivo lo más concreto posible.

Measurable (Medible) - ¿Cómo medirás tu avance? Divide tu objetivo en 3 logros.

Achievable (Alcanzable) - Califica del 1 al 10, donde 10 es estar al 100%

¿Cuál es tu nivel de Confianza? ¿que necesitas para estar al 100%?

¿Que nivel de motivación tienes? ¿que necesitas para estar al 100%?

¿Que nivel de Compromiso tienes? ¿que necesitas para estar al 100%?

Results (Resultados) - ¿Que mejorará en la Empresa? ¿Quienes se beneficiarán?

Time (Tiempo) - Fija una fecha al Objetivo y a los 3 logros.

1.4. REQUERIMIENTOS.

Es necesario saber la información de entrada o requerida para realizar una tarea, así también como la información de salida con la cual se puede concluir el trabajo o la tarea.

Describe la información de entrada y la información de salida requerida para el proceso.

Entregable: Documento Plan de Implementación.

FASE 2. DISEÑO/VALIDACIÓN DEL PROYECTO
Consiste en configurar y diseñar el proyecto en Asana, de manera que exista un flujo de actividades organizado. Si el proyecto ya existe en Asana, solamente hay que validarlo y realizar los ajustes necesarios.

Entregable: video de capacitación.

FASE 3. CAPACITACIÓN Y PUESTA EN MARCHA
Consiste en realizar ejercicios prácticos para comprobar la operatividad con todos los Involucrados y comenzar a usar asana de forma regular.
FASE 4. AUDITORÍA Y SUPERVISIÓN
Consiste en supervisar la correcta operación del modelo y generar reportes de productividad, efectividad, seguimiento, etc., que requiera la empresa según sus necesidades.
Una sesión web personalizada y gratuita donde te presento el Sistema de Organización con Asana para explicarte como solucionar tus procesos y actividades en específico.
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