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Documenta y Organiza la Operación de tu Empresa o Negocio

¿Qué hacemos al Documentar y Organizar la Operación?

Sintetizamos los pasos necesarios para completar una tarea o proceso y establecemos las personas que deben ejecutarlos, así como las políticas y procedimientos que gobiernen dichas acciones, mismas que deben servir como una guía fundamental de referencia.

¿Por qué necesitas Documentar y Organizar la Operación?

Al Documentar y Organizar la Operación tendrás un mapa de ruta para tu Organización, te ayudará a identificar el estado actual de un proceso con el fin de saber cómo mejorarlo. Cualquier tarea que se lleve a cabo más de una vez o que la realicen numerosas personas debe ser documentada, hacer esto brinda uniformidad a la organización y te permite monitorear y supervisar los procesos sobre la marcha.

Si no Documentas la Operación de tu Empresa o Negocio, en esencia, alguien más lo va a rediseñar cada vez que se repita. Cuando un empleado deja de trabajar en tu Empresa o Negocio, todo el conocimiento del proceso se va con él, a menos que se haya registrado adecuadamente.

Cuando contratas empleados nuevos, necesitas un proceso documentado y organizado para ayudarlos a entender su rol y cómo se adecúa dentro de toda la organización, estarás facilitando la capacitación formal que permite una incorporación sin problemas.

Proceso al Documentar y Organizar la Operación

Consiste en llevar un registro de las tareas o actividades que se realizan para entregar un producto o servicio (trámite, cotización, factura, etc.), sea de forma interna o externa; además de aprender de la implementación para definir las políticas o procedimientos que mejoren el resultado.

 

La gestión llevada de forma proactiva puede:

  • Eliminar errores

  • Reducir el tiempo empleado en tareas (duplicidad)

  • Disminuir los costos

  • Reducir los recursos asociados a las tareas

  • Mejorar la eficiencia

  • Mejorar la calidad general

  • Aumentar la satisfacción del cliente y del empleado

 

Todo ésto brinda un mejor contexto a la Operación, así otros pueden ver cómo sus funciones encajan en el panorama general y cuál es su impacto.

Involucrados y Roles

Ejecutar un proyecto generalmente significa involucrar a los colaboradores en su ejecución, por lo tanto, es necesario describir qué miembros del equipo formarán parte del proyecto y cuál será el papel de cada persona. Esto nos ayudará a decidir quién es el responsable de cada tarea y le permitirá a las partes interesadas saber cómo espera que participen.

1. Contribuidores.

Son los expertos en la ejecución de las actividades y es a quien el Facilitador consultará continuamente para cumplir la meta del proyecto. Su responsabilidad es asistir y colaborar en todas las sesiones de trabajo agendadas.

2. Aprobadores.

Es la persona que tienen la autoridad de aprobar cualquier cambio o decisión a ser tomada durante el proyecto. Su responsabilidad es asistir, colaborar y aprobar la organización, políticas y procedimientos documentados de todas las sesiones de trabajo agendadas donde este convocada, hasta que este de acuerdo al 100%.

3. Facilitador y Coach: Gustavo Rubio Rodriguez.

Un facilitador y Coach es la persona que ayuda a un grupo a entender los objetivos comunes, contribuyendo con la organización y documentación creando un plan y las condiciones necesarias para alcanzarlos sin tomar partido y alcanzar un consenso en los desacuerdos preexistentes o que surjan en el transcurso de la Implementación. Su responsabilidad es asistir y colaborar en todas las sesiones de trabajo agendadas donde este convocado, además de conseguir los logros y producir los entregables que se mencionan más adelante.

 

4. Interesados.

Son las personas que estén o no involucradas activamente en el proceso, serán informadas del avance y desempeño de la implementación. Su responsabilidad es asistir y colaborar en todas las sesiones de trabajo agendadas donde estén convocados.

Entregables

Un entregable es lo que realmente se produce una vez que se alcanza un objetivo específico.

Una parte importante de la planificación del proyecto es establecer objetivos específicos que representen un logro, identificar los resultados es importante, al hacerlo, das una justificación real al proyecto, al mismo tiempo que mantiene a todos en la misma página y se centrarán en los resultados que desean obtener, por lo tanto, debemos asegurar tener objetivos específicos, que sean medibles y nos proporcionen un sentido de avance.

Usualmente los entregables son Manuales de Organización, Políticas y Procedimientos debidamente actualizados y autorizados por las personas encargadas.

Plan de Comunicación

Utilizaremos la herramienta de Colaboración  Asana  para administrar el proyecto, comunicar el progreso y las actualizaciones, ya sea en fase de implementación o de mantenimiento.

Beneficios

Si bien puede llevar tiempo, Documentar y Organizar la Operación de tu empresa o Negocio brinda numerosos beneficios a tu organización que hacen que el esfuerzo valga la pena:

  • Permite cambios oportunos y continuos en los procesos para aumentar la productividad.

  • Evita que los procedimientos dejen de usarse por falta de entendimiento.

  • Conserva el conocimiento, incluso cuando aquellos involucrados se van de la empresa.

  • Ayuda a determinar si los procesos son eficientes o si ciertos pasos deben revisarse o eliminarse.

  • Ayuda a todos los miembros de una organización a comprender sus funciones y a saber a quién contactar en el caso de que haya problemas.

  • Facilita que se mantengan los estándares y la uniformidad, se sigan las políticas y procedimientos.

  • Sirve como herramientas de aprendizaje que están a mano para nuevos empleados.

  • Ofrece contexto a los proyectos individuales.

  • Fomenta el debate sobre los procesos actuales.

  • Permite la subcontratación ya que puedes transferir conocimiento fácilmente.

Para más información en el correo: gustavo.rubio@eforgan.com.mx